Admmokrassovet.ru

Финансовый журнал
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Особенности сдачи в архив документов при ликвидации предприятия

Передача документов в архивы

Сибирская Архивная Служба является экспертом в решении вопросов подготовки документов к архивному хранению. Особенность нашей компании — широкая зона присутствия на рынке. Мы можем сдать ваши документы в любой архив России и СНГ.

Наша задача — решить «под ключ» все вопросы, которые возникают у Заказчика при передаче документов. Без участия в этом процессе Заказчика.

Мы получаем деньги за конечный результат, а потому текущие технические вопросы вас волновать не должны.
Решать их самостоятельно — наша компетенция. Мы выполним все работы за вас, начиная от первичного осмотра документов и заканчивая окончательной передачей их в архив.

Схема сотрудничества

Осмотр объемов передаваемых документов

Наши сотрудники выезжают по всем регионам, где находятся документы, подлежащие передаче на хранение.

По каждому региону составляется аналитическая справка по фактическим объемам архива, необходимым работам в зависимости от специфики требований региональных архивов.

Параллельно с представителями государственных и муниципальных архивов запускается процесс согласования требований к передаваемой документации, условий и сроков приема архива на хранение.

Техническая архивная обработка документов

В зависимости от задачи, архив может обрабатываться как одновременно в нескольких регионах, так и централизовано в одном. В этом случае, мы самостоятельно выстроим логистику перемещения документов.

Мы проводим все необходимые работы, связанные с подготовкой документов к хранению, в соответствии со спецификой требований в каждом отдельном регионе.

Параллельно сотрудники Сибирской Архивной Службы централизованно изготавливают архивные короба, папки, необходимые для передачи документов.

Написание научно-справочного аппарата и согласование его с архивными структурами

Мы полностью готовим за вас пакет необходимой документации, согласовываем его с архивами до момента окончательного решения о приеме документов.

Передача документов на хранение

После принятия решения о приеме документов архивной структурой на хранение, вам необходимо будет только подписать передаточные Акты, на основании которых проходит сдача документов в архив.

Далее документы упаковываются в архивные короба, папки и перевозятся силами наших сотрудников в архив, где и передаются на хранение.

Подтверждением окончания выполнения нами услуг является справка из архива, в которой указывается какие документы и в каком объеме были переданы на хранение.

Работа с остатками документов организации

Остатки документов, не подлежащих хранению списываются и уничтожаются нашими силами.

Остатки документов, срок хранение которых еще не вышел, Вы можете разместить на хранение у нас для последующего списания и уничтожения.

Уничтожение документации

Таким образом, мы полностью берем на себя необходимую работу при ликвидации или банкротстве.

Ваш архив — наша работа. Это идеальное предложение для вас.

Мы также можем проконсультировать вас по всем вопросам самостоятельной подготовки, обработки документов.

Есть вопросы? Звоните прямо сейчас! 8 800 707 2627

  • Руководителю
  • Кадровику
  • Бухгалтеру
  • Арбитражному управляющему
  • Ликвидатору
  • Юристу
  • Делопроизводителю
  • Начальнику АХО
  • На главную
  • Хранение документов внеофисное
  • Уничтожение документов
  • Архивная обработка документов
  • Комплексная сдача документов в архивы
  • Переплетные работы
  • Новости
  • Контакты
  • Изготовление архивной продукции
  • Аренда персонала
  • Консультации по делопроизводству
  • Наши Вакансии
  • Нас рекомендуют
  • Видео
  • Новосибирск +7 383 2195316
  • Барнаул +7 3852 573847
  • Иркутск +7 923 2351385
  • Кемерово +7 3842 671547
  • Красноярск +7 391 2154516
  • Новокузнецк +7 3843 602540
  • Омск +7 3812 378627
  • Томск +7 3822 979540

© Работаем для вас с 2007 года. Группа Компаний «Сибирская Архивная Служба» All Rights Reserved.

Группа Компаний «Сибирская Архивная Служба»

Здравствуйте!

Я — Павел Симаков, основатель и руководитель группы компаний «Сибирская Архивная Служба».

Я рад приветствовать Вас от лица всех сотрудников моей компании!

Читать еще:  Пониженная налоговая ставка по налогу на имущество

«Сибирская Архивная Служба»- это динамично развивающаяся коммерческая архивная организация, основанная в 2007 году в Новосибирске.

В настоящее время, мы — первая в Сибири крупная региональная частная архивная структура, имеющая свои представительства в большинстве крупнейших городов Сибирского и Дальневосточного федеральных округов.

«Сибирская Архивная Служба» — единственная филиальная архивная организация в Сибири, где владельцы бизнеса — граждане России, в то время как крупнейшие игроки рынка архивных услуг- компании с иностранным владением.

Сотрудничая с нами — Вы поддерживаете российский бизнес.

Наши корни — в сердце России. В Сибири. Тут мы живем и работаем.

Я знаю, что каждый из нас сталкивался с тем, что чем крупнее компания — партнер, тем сложнее с ней общаться. Особенно это касается крупных федеральных компаний.

Клиента надо не только слушать, но и услышать. Чем дальше мы находимся от своих заказчиков, тем менее мы понимаем друг друга.

Сейчас «Сибирская Архивная Служба» — это компания, которая рядом с Вами. Мы одинаково понимаем заказчика с Урала, из Сибири или Дальнего востока.

Ключевая компетенция «Сибирской Архивной Службы»- выполнение крупных региональных проектов, связанных с передачей архивных документов на государственное либо ведомственное хранение «под ключ».

Кроме того, мы специализируемся на хранении архивных временных сроков хранения (до 10 лет), а так же документов по личному составу с выдачей справок о стаже бывшим сотрудникам организаций.

Мы можем разработать основы документооборота компании, изучить текущее положение дел, дать рекомендации, обучить и аттестовать Ваш персонал.

Мы стремимся полностью закрыть любые потребности Заказчика, связанные с архивным делом и документооборотом.

Я выступаю за системный подход и решение сложностей Клиента «под ключ».

Все что от Вас требуется — поставить задачу и обозначить ресурсы. Все остальное — в рамках компетенций моих сотрудников.

Позвоните или напишите лично мне и расскажите, чем я могу Вам помочь. Расскажите о Ваших проблемных точках, мыслях, идеях.

Каждый клиент для нас — это партнер по бизнесу. Я знаю, что мы сделаем индивидуальное, практичное, эффективное во всех отношениях решение для Вашего бизнеса.

Максимальная индивидуальность оказываемых услуг — наше сильное конкурентное преимущество.

Мы сделаем так, чтобы Вам было удобно!

Давайте общаться. Давайте сотрудничать.

С уважением, Павел Симаков.

Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Все документы, где отражены сведения по заработной плате и найму сотрудников, расчетам с ними, должны быть сданы в государственный или муниципальный архив по юридической регистрации организации. Сюда относятся различные приказы, карточки лицевых счетов, ведомости, учетные карточки. При приеме документов в архив составляется акт, второй экземпляр которого предоставляется в регистрирующий орган. Длительность хранения бумаг о стаже и выданной заработной плате, других отчислениях, оформленных до 2003, составляет 75 лет. Немногим меньше хранятся документы, составленные после 2003 года. Срок их хранения равняется 50 годам. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было получить точные сведения о стаже или доходе бывшего сотрудника.

Часто государственные или муниципальные структуры отказывают в хранении официальных актов банкротов или ликвидируемых компаний. Что делать, если документация еще подлежит хранению, но организация уже прекратила свое существование и не работает? Существует два варианта развития событий:

Самостоятельно искать место для хранения документов до момента прекращения их юридической силы. Минимальный срок при этом составляет от 5 лет.
Отдать документы на обработку с последующей систематизацией и описью. Далее их можно отправить на депозитарное хранение за дополнительную плату, обратившись в архивы, оказывающие подобные услуги.
Читать еще:  Как получить землю сельхозназначения бесплатно

Кто принимает решение?

Председатель ликвидационной комиссии определяет, где и у кого будут храниться отчетные бумаги:

  • подлежащие обязательной отчетности бумаги могут быть также сданы в государственный архив по согласованию с ним;
  • не столь значимые протоколы, ведомости и заявления, а также иные документы, в том числе бухгалтерские и хозяйственные, сроки которых не истекли, могут быть переданы одному из учредителей под роспись;
  • малоценные бумаги, а также с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению.

Уничтожить ненужные бланки, накладные и чеки можно путем измельчения или шредирования. Выбрасывать документацию в мусор не рекомендуется во избежание злоупотреблений и мошеннических действий, кроме того, это запрещено экологическими нормами РФ.

Как происходит подготовка и сдача дел на хранение в архив?

Вы передаете нам документы, которые подлежат обработке и сдаче в архив.
Если Вы не знаете, что нужно, наши специалисты подскажут, какая именно документация необходима.
Либо Вы можете передать все, что у Вас есть, а лишние документы, не подлежащие хранению, мы можем уничтожить или вернуть Вам обратно.

Сначала производится архивная обработка документации (сортировка документов, систематизация, составление описей и т.д.) и выполняется прошивка готовых томов в соответствии с требованиями того архива, в который будет передаваться архивный фонд.

Параллельно идет взаимодействие с государственным архивом: составляется заявление о приеме на хранение, назначается куратор, с которым обсуждаются нюансы проведения архивной обработки, оформления готовых дел и составления научно-справочного аппарата, согласовываются порядок прохождения комиссии и передачи готовых дел..

Составляется научно-справочный аппарат. На этом этапе важно, чтобы Вы были с нами на связи, т.к. могут потребоваться уточнения по истории и особенностям деятельности предприятия. НСА подлежит тщательной оценке экспертной комиссией государственного архива.

После этого справочный аппарат сдается на прохождение ЭПК (Экспертно-проверочной комиссии) в архиве. Эта комиссия проходит в разных регионах с различной периодичностью — от 1 раза в неделю до 1 раза в месяц (по графику архива). После прохождения ЭПК устраняются замечания и недостатки (если они есть) и фонд готов к передаче.

Заключается договор с государственным архивом, оплачивается единоразовый взнос за постоянное хранение документов.

Документы физически передаются в соответствующий филиал государственного архива. Мы производим транспортировку в архив — либо Вы можете это сделать сами*.

Подписываются акты приема-передачи с государственным архивом, и — проект завершен.

Дополнительно мы можем сразу же произвести уничтожение документов с истекшими сроками хранения БЕСПЛАТНО.

* В стоимость комплекса по передаче в архив входит физическая передача архивного фонда в Государственные архив по личному составу Свердловской области. Физическая передача архивного фонда в государственные архивы, находящиеся за пределами Екатеринбурга, включая филиалы ГАДЛССО, — по отдельному прайсу, в соответствии с удаленностью архива. Либо Клиент может транспортировать документы к месту хранения самостоятельно.

Цените свое время и силы, доверяйте передачу документов в архив профессионалам » Т ехнологии к адровых р ешений»: Archive Management!

Уничтожение

Любые действия по уничтожению документов ликвидированного предприятия, принимаются уже после истечения срока их хранения, если иное не обговорено специальным договором. Если компания не входит в список источников для Государственного Архива соответствующего субъекта, то уничтожение может осуществляться и без согласия архивной службы.

Уничтожению документов уделяется внимание и в Кодексе об административных правонарушениях. Так, если была нарушена процедура ликвидации документов, то с предприятия будет удержан штраф.

Процесс уничтожения документов состоит из 3-х этапов:

  • Проведение экспертной оценки ценности хранимых документов. В задачи этой процедуры входит, в том числе, и решение о том, какие документы должны остаться на временном хранении, а какие на постоянном.
  • По результатам отбора, составляется решение об отправке ряда документов на уничтожение.
  • Собственно уничтожение документов. Может проводиться как самой компанией, так и посредником.
Читать еще:  Очередность обращения взыскания на имущество должника организации

Важным является оформление накладной, в случае передачи документов в пункт утилизации вторсырья и в ней должны указываться дата, масса макулатуры и т.д.

Как подать отчет в ПФР

Особые указания и другие особенности заполнения СЗВ-СТАЖ при ликвидации не предусмотрены. Подготовьте отчетность либо на бумажном носителе, либо в электронной форме и отправьте в территориальное ведомство. После сдачи отчета сотрудниками ПФР готовится справка из ПФР при ликвидации ООО как подтверждение факта отчетности компании при закрытии.

Компании, в штате которых трудятся менее 25 человек, вправе отчитываться любым удобным для них способом — как на бумаге, так и в цифровом формате.

Фирмы с численностью 25 и более работников права выбора не имеют. Такие страхователи обязаны предоставлять сведения в Пенсионный фонд исключительно в электронном виде.

Оформление документов по личному составу

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. Такой заверительный лист составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенности их нумерации по форме Приложения 9 к Правилам.

Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда. Личные карточки формы Т-2 в том числе временных работников. Личные дела уволенных заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством —.

Сдача законченных в делопроизводстве документов в архив

Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т. И вместе со всеми перечисленными мероприятиями этой громоздкой процедуры одним из значительных является передача архива предприятия в организацию , которая обеспечит его хранение. Проблема сохранения той части архива, которая касается дел по личному составу, главным образом затрагивает кадровиков. Но прежде чем рассказать, каким образом осуществляется процесс передачи дел, обратимся к действующему законодательству. Архивное законодательство о передаче документов при ликвидации предприятий. Фрагмент документа. Пункт 9.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения , количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector