Admmokrassovet.ru

Финансовый журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Срок хранения первичной документации по законодательству рф

Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.

О том, что организация должна хранить первичные документы, говорит статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В нем, в частности, говорится, что:

  1. Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
  2. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
  3. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

Перечень учетных и отчетных документов, которые нужно хранить, можно посмотреть в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом же перечне для каждого вида документов указаны и сроки хранения.

Правила организации государственного архивного дела прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Требования архивного законодательства

Не следует забывать и о том, что помимо закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса сро­ки хранения документов регламентирует архивное законодательство. Так, в Перечне типовых управ­ленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.

Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также устанавливает 5- летний срок хране­ния. А вот документы по учету кадров (в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии – рас­четные (расчетно-платежные) ведомости)) перечень обязывает хранить 75 лет.

Сроки хранения документов в акционерных об­ществах установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03 33/пс.

Срок хранения исчисляют с 1 января года, сле­дующего за годом, когда документ был оформлен.

Где хранить обработанные документы, организа­ции определяют самостоятельно. Так, вы можете:

  • хранить документы на фирме;
  • сдать документы на хранение в архив (государ­ственный или частный).

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

  • перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
  • закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
  • в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.
Читать еще:  Процедура увольнения по собственному желанию согласно законодательству

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Обратите внимание! Госдума внесла поправки в ст. 23 и 24 НК РФ, которые увеличиают сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо четырех.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» (далее — ПБУ 1/2008)).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила), и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение № 105) (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее). Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.

Читать еще:  Назначение нежилое здание что значит

Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п. 1.4 Правил).

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ).

Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п.п. 4.6-4.13 Правил). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил).

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).

Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:

  1. Назначьте ответственного за сохранность документации и первичных бланков. Издайте приказ и закрепите в нем, кто обеспечивает сохранность документов бухгалтерского учета — бухгалтер или работник архива организации. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
  2. Закрепите в учетной политике сроки хранения документации. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
  3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 Закона №402-ФЗ.
  4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или на иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
  5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), подписывается, прошивается и пронумеровывается в установленном порядке.
Читать еще:  Какие полагаются выплаты усыновителю, опекуну, попечителю

Как уничтожить просроченные документы

Если у кассовых документов истек срок хранения, их нужно уничтожить. Необходимо не только избавиться от документов, но и правильно это оформить. Для этого составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Его подписывает экспертная комиссия, состав которой должен утвердить руководитель организации.

Если уничтожаемых документов очень много, можно не указывать полный перечень, а только их вид. Например: авансовые отчеты за ____ год.

Избавиться от документов можно двумя способами:

  • своими силами (если объем бумаг небольшой);
  • с помощью нанятой организации.

Если вы самостоятельно уничтожаете бумаги, можно воспользоваться шредером — это быстро и удобно.

Рекомендации

Для перевода архивов организации в электронный вид потребуются:

1. Новые внутренние регламенты и нормативные документы, учитывающие текущие требования к хранению документации в электронном виде; внедрение процедур обработки архивных документов в бумажном и электронном виде, а также процедур экспертизы ценности и уничтожения документов (включая электронные образы и связанные с ними данные). Здесь же важно не забыть о правилах обработки и хранения персональных данных (читайте также: «Юрлицам и ИП – о персональных данных»).

2. Технические и аппаратные средства для длительного хранения электронных документов, позволяющие создавать отказоустойчивую, катастрофоустойчивую среду. Либо перевод архива документов в «облако», что обеспечит сохранность документов.

3. Программные средства для хранения документов и обеспечения доступа к ним, поддержания их юридической значимости, экспорта и импорта документов из различных источников (ERP, СЭД, МЭДО, ЭДО, электронная почта, бумажные оригиналы документов), позволяющие создать электронный архив.

4. Важно позаботиться и об удобстве пользования архивом. Необходимо создать интерфейс, который будет понятен всем пользователям системы. В некоторых проектах по разработке электронного архива на базе КСЭД 3.0 интерфейс системы создается совместно с заказчиком после формирования карты пути пользователя (Customer Journey Map). Это позволяет организации получить интуитивно понятный интерфейс и исключить риск непринятия системы пользователями. А значит, длительного обучения сотрудников для работы в новой системе не потребуется.

1 Пункт 3.1 Национального стандарта РФ «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст).

2 Пункт 12 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25 декабря 2013 г. № 100).

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector