Admmokrassovet.ru

Финансовый журнал
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Где хранятся документы ликвидированного предприятия

Передача документов на хранение при ликвидации юридического лица

Что делать с документами организации, когда она будет ликвидирована? Нужно ли куда-либо передавать на хранение документацию по личному составу, налоговую, бухгалтерскую и другую документацию? Или ее можно уничтожить?

Чем установлены сроки хранения документов?

Существует утвержденный Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. Данный перечень предусматривает различные сроки хранения для разных документов. При этом указанный в перечне срок хранения некоторых документов может превышать срок деятельности ликвидированной организации.

Для отдельных видов документов сроки могут быть установлены другими нормативными правовыми актами. Например, пунктом 4 статьи 59 Налогового кодекса Республики Казахстан установлено, что учетная документация должна храниться до истечения срока исковой давности (5 лет) для каждого вида налога или другого обязательного платежа, к которому относится такая документация, начиная с налогового периода, следующего за периодом, в котором составлена учетная документация. Согласно пункту 1 статьи 62 Налогового кодекса налоговые формы хранятся у налогоплательщика (налогового агента) в течение срока исковой давности, установленного статьей 46 Кодекса (то есть — 5 лет).

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Передача документов по личному составу в государственный архив

В соответствии с пунктом 4 статьи 8 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах» при ликвидации юридических лиц решение о месте дальнейшего хранения документов Национального архивного фонда и по личному составу принимается ликвидационной комиссией или банкротным управляющим по согласованию с уполномоченным органом.

Согласно пункту 176 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях в случае ликвидации организации в период проведения ликвидационных мероприятий документы по личному составу оформляются и передаются в соответствующий государственный архив.

Что делать при ликвидации с остальными документами, срок хранения которых не истек?

Как было указано, законодательством предусмотрено, что обязательной передаче в государственный архив подлежат только документы по личному составу и документы, которые входят в Национальный архивный фонд. Законом не урегулировано, как поступать с другими документами ликвидируемой организации, срок хранения которых не истек.

Среди возможных вариантов — передача на хранение:

  • вышестоящей организации;
  • участникам (учредителям);
  • в частный архив.

При этом законом не установлена какая-либо ответственность за то, что ликвидированная организация не передаст на хранение свои документы, срок хранения которых не истек. К тому же невозможно привлечение к такой ответственности организации после ее ликвидации. Возможность предъявления претензий по данному вопросу к руководству, сотрудникам или учредителям ликвидированной организации также отсутствует.

Таким образом, документы, не относящиеся к личному составу, должны храниться в течение установленных сроков, но в каком месте — законом не урегулировано, следовательно по усмотрению ликвидируемой организации или ее участников, учредителей.

Передача документов общества в архив

После ликвидации у фирмы остается большое количество документов, некоторые из которых в обязательном порядке должны быть переданы на хранение в архив. Обязанность по передаче документов в архив установлена для всех предприятий независимо от их формы собственности.

Необходимость передачи дел на хранение устанавливают:

  • «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее — Основные правила);
  • п. 10 ст. 23 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — ФЗ № 125).

Порядок проведения ликвидации регулируется:

  • положениями ст. 63 ГК РФ;
  • законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ;
  • положениями ст. 57 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ.

Обратите внимание! Документы, подлежащие хранению, передаются в муниципальный или государственный архив (пп. 9.2 и 9.7.2 Основных правил).

Ответственные лица

Ответственность за организацию хранения документов компании во время ее хозяйственной деятельности несет руководитель. За сбережение бухгалтерских бумаг отвечает главбух. Обязанность по передаче отчетности закон возлагает на:

  • ликвидационную комиссию – в случае добровольного прекращения деятельности общества;
  • конкурсную комиссию – при банкротстве.

Если компания была большой и осталось много деловых бумаг, то имеет смысл нанять архивариуса. Он систематизирует картотеку, создаст описи, составит смету на хранение.

К сведению. Работу по сортировке документов должна проводить экспертная комиссия, в состав которой входит специалист по архивному делу.

Последующие детали

Опись

Составление внутренней описи к делам является необязательной процедурой. Исключением является опись личных дел.

Каждое отдельное дело должно иметь в начале чистый лист, а в завершении заверитель, составленный по общепринятой форме.

Данный лист должен содержать числовое значение количества листов в деле, имеющих нумерацию. Это число должно быть указано и прописью. В нем отражаются пропущенные и литерные номера.

Заверительная надпись не может быть выполнена на оборотной стороне крайнего документа или на обложке дела.

Проведена экспертиза ценности передаваемых документов и их упорядочения, позволяет составить описи дел, требующие постоянного хранения, подготовить описи дел личного состава, которые хранятся 75 лет, описи дел, подлежащих временному хранению и акта о формировании дел для уничтожения.

Экспертно-проверочная комиссия рассматривает опись дел и акт о предстоящем уничтожении, проводит их согласование и утверждение.

Утилизация оформляется приемо-сдаточными накладными, содержащими информацию о дате проведения процедуры и весе бумаг

Экспертиза дел

Экспертиза ценности передаваемых для хранения документов, позволяет определить срок их хранения. Типовой перечень утвержден Росархивом 6 октября 2000 года.

75 летХранятся документы, содержащие информацию о личном составе, относятся в документации долговременного срока хранения.
45 летХранится документация о несчастных случаях, произошедших на производства.
25 летХранятся тарификационные ведомости.
Не более 15 летПодлежат хранению протоколы заседаний по вопросам установления трудового стажа, необходимого для получения надбавки по выслуге лет, а также постановления комиссии по аттестации сотрудников и повышению их квалификации.
Читать еще:  Что значит депозит при съеме квартиры

Перечень сотрудников, вышедших на льготную пенсию, утилизируется по истечении 50 лет хранения в архивном учреждении.

Процесс отбора иной документации, подлежащий хранению, осуществляется путем просмотра каждого листа дела. Не может быть признана соответствующей закону такая экспертиза, которая проведена исключительно путем изучения заголовков на обложках каждого передаваемого дела.

Что делать с документацией?

Можно ли сразу уничтожить документацию компании после внесения записи в ЕГРЮЛ о ее ликвидации? Казалось бы, нет компании – нет и документов.

Однако это не так. Как указано в п.1 ст.89 Федерального закона от 26.12.1995 г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п.1 ст.50 Федерального закона от 08.02.1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.

Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение сроков их хранения, а также перечнями документов. То есть никаких исключений для ликвидируемых компаний в части хранения документов, не сделано.

А не так давно (Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г. №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», далее по тексту — Перечень) был утвержден новый перечень со сроками хранения документов. Указанные сроки хранения обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы.

В случае ликвидации негосударственных компаний (в т.ч. в результате банкротства), архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией на хранение в государственный или муниципальный архив. Таковы требования ст.23 Закона об архивном деле.

С этой целью ликвидационная комиссия заключает с архивом соответствующий договор.

Далее члены ликвидационной комиссии должны выбрать документы, которые подлежат:

хранению и передаче в государственный архив;

уничтожению (у которых истек срок хранения).

При подсчете сроков хранения должно учитываться следующее. Установленные сроки хранения документов отсчитываются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) — не менее 5 лет.

Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона №402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения – саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно. То есть такие документы готовятся к сдаче в архив с отметкой «постоянно».

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг хранятся 50/75 лет (п.301 Перечня).

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ). Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ. Так, компания обязана хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ).

Модератор: Alexander79

Справочно-информационные центры и сервисы по архивам Москвы и РФ

#1 Helen V. » 18 янв 2019, 00:58

Можно отправить запрос и через гостевую книгу http://rgantd.ru/spravochno-informatsio . ment-23079 , а также посмотреть в гостевой примерное содержание ответов.

Главное архивное управление города Москвы выложил на своем сайте список местных архивов, в которые можно обратиться за архивной справкой о работе в московских учреждениях.
https://www.mos.ru/mosarchiv/function/p . -spravkoi/
К сожалению, кроме архивов строительной отрасли, никакие мейлы и сайты не приводятся. Ну, может быть, потом появятся.
Объединенный архив АО «Компания «Главмосстрой»
Объединенный архив ПАО «Моспромстрой»
Объединенный ведомственный архив ОАО «Москапстрой»
Объединенный архив ОАО «Моспромстройматериалы» (в ведении Объединенного архива АО «Компания «Главмосстрой»)
Объединенный архив ОАО «Мосметрострой»
Объединенный архив ОАО «Мосводоканал»
Объединенный архив ОАО «Мосгаз»
Объединенный архив ОАО «Московская городская телефонная сеть»
Объединенный архив ФГУП «Российские сети вещания и оповещения» (ФГУП РСВО)
Объединенный архив ОАО «Гостинично-офисный комплекс «Волга» (Управление высотных домов и гостиниц Мосгорисполкома)
Объединенный архив ГУП «Мосгортранс»
Объединенный архив ОАО «Московское речное пароходство»
Объединенный архив ГУП «Московский метрополитен»
Департамент культуры города Москвы ( перечень видов организаций подведомственной сети: библиотеки, зоопарк, кинотеатры и дирекции кинотеатров, конторы, курсы, лекционные бюро, мастерские, музеи, районные отделы культуры, парки культуры и отдыха, студии, театры, школы музыкальные).
Объединенный архив ГУП «Объединенный центр «Московский дом книги» ( перечень видов организаций подведомственной сети: базы, газета «Ленинский путь», коллекторы, магазины книжные, отделы рекламы и пропаганды, полиграфические объединения, ремонтно-строительный участок).
Объединенный архив Московской Федерации профсоюзов
Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы (хранит документы по личному составу ликвидированных организаций и предприятий, не имеющих правопреемников и относящихся к собственности города Москвы)
ГБУ «ЦГАТО Москвы» хранит документы по личному составу ликвидированных организаций и предприятий, не имеющих правопреемников и относящихся к собственности города Москвы.
ГКУ «ЦОА Москвы» (хранит документы государственных образовательных учреждений и организаций системы образования города Москвы).
Центральный архив медицинских документов города Москвы (хранит документы медицинских и иных организаций государственной системы здравоохранения города Москвы).

Читать еще:  Что значит комиссия при аренде квартиры

Ведомственные и другие архивы Москвы

#2 Helen V. » 05 мар 2019, 23:07

База данных по местам хранения документов по личному составу
(пока на стадии наполнения)
http://ls.rusarchives.ru/?fbclid=IwAR1x . cyg38l2ks8

Федеральное архивное агентство представляет пилотную версию Общероссийской справочно-информационной системы «База данных по местам хранения документов по личному составу». Пилотная версия включает сведения о документах по личному составу, хранящихся в федеральных архивах Российской Федерации, и содержит более 25 тыс. записей.

База данных построена как картотека организаций: одна запись – одна организация; в карточке содержатся сведения о ее переименованиях, подчиненности, о крайних датах документов по личному составу, месте их хранения. Такое построение позволяет вводить в систему также и данные о действующих организациях, хранящих документы по личному составу, с указанием их контактной информации.

В дальнейшем в Справочно-информационную систему будет включаться информация о документах, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах Российской Федерации. Запросы на подключение архивных учреждений, а также предложения по работе Базы данных, просим направлять на электронную почту: archives-projects@yandex.ru.

База данных предназначена для поиска местонахождения документов по личному составу. Чтобы получить оформленную в установленном порядке архивную справку или копии архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, необходимо направить запрос в архивное учреждение, которое является местом хранения документов по личному составу организации.

География — Беларусь (Бобр, Толочин), Украина (Ефингар).

История — «Е.П.Пешкова. Помполит» ф.8409 ГА РФ

Справочно-информационные центры и сервисы по архивам Москвы и РФ

#3 Helen V. » 24 мар 2020, 14:21

Приятно удивил Центральный Фондовый Каталог Архивного Фонда Российской Федерации!

Несмотря на крайне неудобный интерфейс и далеко не полный ввод в систему сведений из архивов, у которых есть своя АИС (Новосибирск, Самара, Челябинск), а также далеко не полный ввод в систему сведений из других архивов (полагаю, это временные трудности),
удалось найти наличие личных дел по фамилиям из архивов, у которых нет своих АИС и сайты которых в настоящее время содержат только краткие сведения о фондах.
А именно:
— архив Омской области;
— архив Ставропольского края;
— архив Липецкой области;
— архив Курской области;
— архив Оренбургской области,
и некоторые муниципальные архивы.

Неясно, внесены ли все данные из тех архивов, которые имеют свои АИС. Часть данных внесена.
Вероятно, все это будет продолжаться и улучшаться.
Пока: из СПБархивов введена (продублирована) в базу фондового каталога только часть дел; из ГАРФа очень небольшая часть; из РГАЛИ многое; из ЦГА Москвы — ничего.

Из РГАСПИ не введены заголовки дел, которые есть в фонде ИККИ и КУТВ/КУТК — то есть те дела, которые внесены в базу на Совдоке. Зато (полностью или частично) введены дела (фамилии) переведенцев из братских компартий (ф.17 оп.98) и дела КПК — т.е. персональные дела, в т.ч. за позднесоветский период; нашла также дела из фонда Политуправления Главсевморпути и Политиздата.

География — Беларусь (Бобр, Толочин), Украина (Ефингар).

История — «Е.П.Пешкова. Помполит» ф.8409 ГА РФ

Справочно-информационные центры и сервисы по архивам Москвы и РФ

#4 OGORN » 23 июн 2021, 19:30

В поисках информации про своего деда, который был начальником полевого банка стрелкового корпуса во время ВОВ, я нашла статью про работу банка СССР во время войны, напечатанную в журнале Деньги и Кредит в 2010 году.
Статья «Во имя Победы», авторы — Н. А. Черников, заместитель начальника Департамента полевых учреждений Банка России, заслуженный юрист Российской Федерации, генерал-майор юстиции, и В. Ю. Байбиков, сотрудник редакции журнала«Деньги и кредит».
В качестве источника информации в статье дается ссылка на загадочный «Архив ДПУ Банка России» и его фонд Ф. 1423. (списка литературы к статье нет)

Подскажите пожалуйста, что это за секретный архив может быть и где он находится ? Гугление не помогло.

Справочно-информационные центры и сервисы по архивам Москвы и РФ

#5 Helen V. » 23 июн 2021, 19:34

География — Беларусь (Бобр, Толочин), Украина (Ефингар).

История — «Е.П.Пешкова. Помполит» ф.8409 ГА РФ

Справочно-информационные центры и сервисы по архивам Москвы и РФ

#6 OGORN » 23 июн 2021, 20:24

да, это я видела раньше, и она же повторяется и обыгрывается в самой статье, которую я указала выше, но эта фраза чрезмерно общая и не дает ответа на вопрос, где же его искать физически и можно ли найти.

Мое предположение — ДПУ , ДЕПАРТАМЕНТ ПОЛЕВЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ БАНКА РОССИИ — является частью Центробанка лишь формально, а на самом деле это такая прокладка между Минобороны и Банком, полувоенная организация с определенным режимом секретности. Архив данной организации вообще неизвестен никому, кроме тех, кто работал или работает в этой сфере.

Читать еще:  Выплата дивидендов имуществом налогообложение

Единственное, что находится посредством Гугля :

14.12.1994 г.
«Сообщение о правоприемнике Полевых учреждений »
Центрального банка России Западной группы войск

Сообщаем Вам, что Заводское отделение Центрального банка
России, находящееся по адресу 113093, г.Москва, ул.Павловская, д.8
Заводское отд.ПУГ **. является правоприемником Полевых
учреждений Центрального банка России Западной группы войск кроме
ПУГ ** ** ** ** ** **

В Ваших запросах на подтверждение дебетовых авизо следует
сообщать дополнительно следующие реквизиты дебетовых авизо:
— номер вкладной книжки;
— ФИО вкладчика;
— остаток вклада.

Так же доводим до Вашего сведения, что документы за 1992 год
Заводским отделением ЦБ РФ не приняты, а отосланы в Архив ДПУ
г.Бор, Нижегородской области.

Буду благодарна за любую информацию:

Пильн ик / Пильн як — Бердянск, Керчь, Симферополь; Таврическая губерния .

Стом / Стам / Штом / Штам — Алешки, Симферополь, Керчь, Новороссийск, Анапа; Херсонская, Таврическая Губернии .

Государственный архив документов по личному составу Свердловской области (ГАДЛССО) и его филиалы

Государственное казенное учреждение Свердловской области

«Государственный архив документов по личному составу Свердловской области»

(ГКУСО «ГАДЛССО»)

620075, Екатеринбург, ул. Первомайская, 56

Тел./факс (343) 216-96-12, 227-86-00

Прием граждан по вопросам социально-правового характера т. (343) 270-88-22

Вторник, среда, четверг с 8:30 до 13:00

Директор, тел. (343) 227-86-00

Шипицина Светлана Владимировна

Зам. директора по основной деятельности, тел. (343) 216-96-10

Константинова Анастасия Александровна

Зам. директора по работе с филиалами, тел. (343) 216-96-11

Обвинцева Оксана Магомедовна

Архив создан в соответствии с Указом Губернатора Свердловской области от 17.08.99 № 394-УГ «О создании учреждения Государственный архив документов по личному составу Свердловской области». Юридическую самостоятельность архив получил с 3 апреля 2001 г.

17 июня 2009 года было принято постановление Правительства Свердловской области № 694-ПП в соответствии, с которым архив стал именоваться Государственное бюджетное учреждение Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» (ГБУСО «ГАДЛССО»).

В соответствии с постановлением Правительства Свердловской области от 11 февраля 2003 № 66-ПП «О создании филиалов областного государственного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» в управленческих округах Свердловской области» в городах Кушва, Артемовский, Каменск-Уральский зарегистрированы филиалы 24 августа 2004 года; в г.Дегтярске, Ирбите – 17 ноября 2004 г.; в г. Карпинске – 18 июля 2005 г.

Филиал архива в Западном управленческом округе – в г. Дегтярск

Филиал архива в Горнозаводском управленческом округе – в г. Кушва

Филиал архива в Южном управленческом округе – в г. Каменск-Уральском

Филиалы архива в Восточном управленческом округе:

Филиал архива в Северном управленческом округе:

Основным направлением деятельности государственного бюджетного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» является обеспечение сохранности документов по личному составу и исполнение запросов граждан, учреждений, организаций, предприятий социально-правового характера, связанных с обеспечением законных прав и интересов заявителей.

Архив хранит документы по личному составу (приказы по личному составу, записки о приеме, перемещении, увольнении, лицевые счета и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам, списки работников, личные дела, трудовые книжки, и др.) ликвидированных организаций всех форм собственности, расположенных на территории Свердловской области.

В Архиве и его филиалах числится 721 фонд, более 272 тысяч единиц хранения.

Доступ и использование документов осуществляется в соответствии с требованиями законодательства.

Ведутся БД «Архивный фонд» и «Перечень ликвидированных предприятий, учреждений Свердловской области», концентрируется информация о документах по личному составу, хранящихся в архивных органах и учреждениях Свердловской области.

По вопросам приема и упорядочения документов по личному составу, подлежащих передаче на государственное хранение, сотрудниками архива оказывается методическая помощь конкурсным управляющими и лицам, ответственным за архивы организаций.

Для посетителей архива организовано ксерокопирование необходимых архивных документов.

Порядок приема граждан для получения справки социально-правового характера:

При невозможности личного посещения архива (для иногородних граждан, инвалидов) заказать исполнение социально-правового запроса можно в виде письма с обязательным указанием данных, указанных в пункте 4 (см.выше), а также необходимо указать обратный адрес. Форма письма может быть произвольная, либо в виде анкеты-заявления.

Срок исполнения запроса по документам, хранящимся в архиве, составляет 1 месяц с момента регистрации заявления.

Филиалы Государственного казенного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области»

1) Филиал государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» Западного управленческого округа г. Дегтярск [ DOC ]

2) Филиал государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» Горнозаводского управленческого округа г. Кушва [ DOC ]

3) Филиал государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» Южного управленческого округа г. Каменск-Уральский [ DOC ]

4) Филиал государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» Восточного управленческого округа г. Ирбит [ DOC ]

5) Филиал государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» Восточного управленческого округа г. Артемовский [ DOC ]

6) Филиал государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» Северного управленческого округа г. Карпинск [ DOC ]

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector